Conducir proyectos y ejecutarlos es construir futuro, no esperarlo, sino realizar acciones a través de las cuales edificamos el futuro que deseamos o nos comprometimos a generar.

 

Dijimos que un proyecto es un emprendimiento temporal para lograr un producto, servicio o resultado. Es el conjunto de acciones que se ejecutan a lo largo de la vida del proyecto, desde su definición hasta su cierre.

Esas acciones que se deben ejecutar es el alcance del proyecto, y uno de los principales problemas que inhiben lograr proyectos exitosos es no definir adecuadamente su alcance.

Debemos claramente saber qué queremos lograr, qué debemos resolver.

Si no tengo definido dónde ir, cómo sé si llegué.

Para definir el alcance del proyecto sugiero ocuparnos de cada aspecto de esta secuencia:

  • Quiénes son los actores en el proyecto (ya conversamos de este tema en otro artículo)
  • Cuáles son los requerimientos
  • Identificar qué productos o entregables debemos construir
  • Cómo vamos a considerar que el proyecto fue un éxito
  • Qué comunicaciones realizaremos en función de los actores
  • Seguimos con la determinación de cuáles son las actividades que habrá que ejecutar

Podemos decir, y seguro que ha vivido algo similar, que los requerimientos de los proyectos no están claros, que el usuario o cliente no sabe bien qué quiere, y mucho menos en detalle. También, sabe que los requerimientos cambian. Los que deben definir los requerimientos no tienen tiempo, no asignan a las personas que los definan, no asisten a las reuniones que se hacen para definirlos, no responden ante pedidos para clarificarlos. Y así podemos seguir, casi interminablemente.

La pregunta es: ¿cómo podemos comprometernos a construir un producto, a ejecutar el proyecto en tiempo, con costos definidos, si no conocemos qué debemos resolver?

Así vivimos con frecuencia en las organizaciones. Digo “en las organizaciones” por limitar el ámbito, ya que los proyectos son parte de nuestra vida.

En general, los proyectos se aprueban, se les asignan recursos y se compromete fecha de terminación, sin conocer bien qué hay que resolver. Una ajustada definición de cuáles son los requerimientos de un proyecto debe hacerse lo antes posible. Es la base para avanzar en las otras actividades para hacer un plan y comprometerse, y cumplirlo.

Los requerimientos o requisitos de un proyecto surgen de las necesidades del usuario o cliente, del patrocinador, de las reglas de la organización, de las normas de la industria, de las regulaciones, de los interesados, entre otras fuentes.

Ahora bien, ¿cómo recolectar todos los requerimientos? Debemos empezar con la convicción de que todas las horas dedicadas a esto serán una inversión que rendirá sus frutos, y no es una pérdida de tiempo.

Definidos o esbozados los requerimientos nos dedicamos a los entregables. Si fueron solo esbozados debemos iterar luego para definirlos con mayor exactitud.

Esta identificación de entregables se realizará lo más detallada posible. Sin duda, aquí estamos enumerando y describiendo los entregables que en tiempo de ejecución del proyecto serán generados, construidos.

Así, vamos definiendo las acciones o actividades que se deben realizar en el proyecto. Precisamente esas acciones es el alcance del proyecto. Es el conjunto de tareas o actividades o acciones que se deben realizar para satisfacer los requerimientos y lograr los factores de éxito del proyecto. Esto es el alcance. Es el conjunto de trabajos que se deben realizar en el proyecto.

Ahora bien, cómo identificamos las acciones a realizar. Una técnica utilizada y difundida por el PMI en su PMBOK® Guide, es la WBS.

WBS son las siglas en inglés de Work Breakdown Structure, lo que se traduce al español como “Estructura de Desglose del Trabajo” (EDT).

La WBS ha sido clave en la dirección de proyectos desde los inicios de la profesionalización de la disciplina, expresa el trabajo que hay que hacer en un proyecto. Es la representación estructurada de todas las actividades a realizar.

Esto es el alcance: “todo el trabajo requerido para construir el producto y lograr los factores de éxito del proyecto.”

Fragmento del Fragmento del libro Dirección de Proyectos Exitosos

Autor Carlos Urso

Editorial Granica