Liderando proyectos en tiempos de cuarentena: Entrevista a Pablo Corral
En esta oportunidad hemos conversado con Pablo Corral, PMP, Gerente Corporativo de Sistemas y Tecnología de la Información en GRUPO ALBANESI S.A. y nos contó su experiencia y mirada en el actual contexto de cuarentena.
“En marzo teníamos el año 2020 planificado, empezando a darle forma a los proyectos y de un día para otro … a casa.
De una rutina con muchas reuniones, visitas de proveedores y clientes, donde la actividad presencial era muy importante, de un día para otro eso se acabo. Fue muy estresante poner todo en pausa y reorientar a la organización para que todos sigan trabajando sin interrupciones desde casa en forma permanente y en un lapso de 3 días.»
¿Qué cosas tuviste que hacer para poder llevarlo adelante?
Primero un plan de contingencia, donde del plan a la acción había solo minutos, no había demasiado tiempo para planificar a largo plazo y teníamos dos días para ejecutar. Tuvimos que ser muy creativos desde el punto de vista de infraestructura para poder tener a todo el mundo trabajando desde sus casas, plantear que cosas necesitábamos para mantener esta estructura en el tiempo. Hubo que reformular todo el plan de infraestructura de todo el año en función de este nuevo objetivo, el foco está puesto en que la gente trabaje desde su casa.
Se armó un plan, se aprobó y se tuvo que ejecutar de forma remota. Esto incluyó desde la compra de equipos por video conferencia, pocos proveedores, plazos de compra más cortos y más eficientes, entregas siguiendo los protocolos de seguridad; se logró bien y se pudo asegurar el servicio a largo plazo.
¿De qué manera se retomaron las tareas?
Se retomó la agenda inconclusa, se tuvo que volver a planificar y ver en función de la nueva realidad, qué cosas se iban a hacer y cuáles se dejaban de lado; cambiar las prioridades. Se tuvieron que ajustar todos los proyectos a la nueva realidad, pero con la idea de seguir trabajando.
Los proyectos que no habían comenzado, comenzarlos, re planificar y recomenzar los que se habían parado y todo en una dinámica mucho más ágil. Ya no con la idea clásica de realizar un plan de proyecto, con cronograma y siguiendo todos los pasos, se necesita ser más flexible, los procesos son más cortos, tenemos que llegar más rápido a tener las soluciones en funcionamiento y además tenemos que aceitar los mecanismos de comunicación.
¿Se tuvieron que cancelar proyectos?
No se canceló nada, se hicieron cambios de prioridades, en base a las nuevas necesidades, proyectos que no eran críticos pasaron a serlo y aquellos que eran prioritarios hoy ya no lo son con lo cual se pasaron para más adelante. También aparecieron proyectos que no estaban en vista que surgieron con las nuevas necesidades propias de esta situación.
«Al parecer esta tormenta es de largo plazo y no se puede cancelar todo, por lo tanto la opción es reasignar prioridades y volver a empezar.»
¿Cómo manejaste el estado emocional del equipo?
Estar mucho más abierto y comprensivo en determinadas situaciones, como por ejemplo: madres con sus bebés, personas que no cuentan con una PC o tener que compartir la única que tienen. Por este motivo algunas actividades se realizan más lentas.
También, al principio hubo que hacer un mayor seguimiento del trabajo del equipo, con un fuerte foco en la motivación.
Fue difícil ver cómo asegurarme de que el trabajo esté hecho. Esta situación generó un cambio de trabajar por tiempo a trabajar por objetivo.
«Cuando tenés un horario lo cumplís y realizas tus tareas dentro del mismo, ahora tenés todo el día para hacerlo, con lo cual hay que poner objetivos para ir midiendo, requiere que cambien un poco las formas de plantear el trabajo.»
¿Cuáles fueron los recursos que utilizaste frente a esta situación?
Flexibilidad para saber que las cosas no iban a salir exactamente como estaban planificadas. Mente abierta para tolerar determinadas situaciones y aceptar la problemática del otro. Trabajo por objetivos como única herramienta de medición de progreso.
Objetivos claros y cumplimiento, no hay otra alternativa, en estos tiempos ya no sirve el factor tiempo para medir. Muchas veces nos encontramos con personas trabajando a las 10 PM o incluso los fines de semana, no porque trabajen horas de más, sino porque probablemente es el momento que encontraron para poder conectarse con el trabajo.
¿Qué sugerencia/consejo quisieras compartir?
Es difícil, pero creo que el futuro que viene es mucho más incierto, mas allá de la pandemia y enfermedades, el mundo va a quedar muy golpeado después de esto, con lo cual probablemente nos movamos de crisis en crisis, y para eso necesitamos movernos hacia a la agilidad.
Estamos moviéndonos hacia un nuevo paradigma donde las cosas son mas efímeras, los tiempos son más cortos, donde los objetivos cambian más rápido y la incertidumbre es mucho más alta, por lo tanto, la forma más apropiada de avanzar es a través de la agilidad, buscar formas de trabajar utilizando metodologías más ágiles.
Es Creo que eso es lo que más nos va a ayudar, cuesta a veces pensar desde la perspectiva de la agilidad, poner la agilidad en la práctica tiene dificultades y desafíos grandes, pero creo que es un paradigma que nos ayuda a trabajar en marcos de alta incertidumbre.
¿Cuál fue tu mayor aprendizaje?
Confiar en el otro, esto es un trabajo en equipo y lo que pone a prueba este contexto es la capacidad de trabajar en equipo, estamos cada uno en su casa y estamos trabajando en equipo más que antes, lo cual es paradójico. El mensaje fuerte es confiar en el otro.