Te presentamos un fragmento del libro “Dirección de Proyectos Exitosos” de Carlos Urso que nos explica la importancia de la comunicación con los Stakeholders del proyecto.
Los actores o interesados o stakeholders son aquellas personas o grupo que tienen o tendrán algún interés en el proyecto, en los resultados que se generen. Aquellos que están interesados en resolver sus necesidades a través del proyecto o pueden ser afectados por sus resultados, por la nueva solución. Estos actores pueden influenciar la ejecución del proyecto, o ser influenciados por este. Pueden tener interés en que el proyecto concluya en forma exitosa, o todo lo contrario.
El manejo adecuado con los distintos actores, ya sea para obtener o darles información, para conseguir apoyo o recursos, para minimizar sus influencias negativas, para lograr aprobación, para satisfacer sus expectativas, para conducir una reunión exitosamente, todo es un asunto de manejo político… de buen manejo político.
Las expectativas de esos actores son elementos cruciales en el proyecto. Su efectiva participación, compromiso e involucramiento son cruciales para el éxito del proyecto. El Gerente de Proyecto y sus colaboradores deben poder gestionarlas para lograr el apoyo de unos, y minimizar las oposiciones de otros. Esto se hace por medio de un adecuado relacionamiento con una oportuna y eficiente comunicación.
Más aún, si las comunicaciones no fluyen de manera adecuada entre los actores y el equipo del proyecto, es seguro que aparecerán problemas no pensados, que no surgirían si la información circulara en forma oportuna y completa.
Tengamos en cuenta que mantener a los actores motivados y “subidos a bordo” del proyecto, es mucho más que generar información y hacérsela llegar. Significa establecer una relación de confianza; la confianza de que el Gerente de Proyecto y su equipo están comprometidos y evidencian ese compromiso de satisfacer sus necesidades y requerimientos.
El Gerente de Proyecto debe estar permanentemente dedicado y activo a estos quehaceres, a conversar, y gestionar la participación y expectativas de todos. Si no lo hace, nadie lo hará. Al proyecto lo conducirán diversos actores con intereses disimiles y los conflictos irresueltos estarán a la orden del día.
En PMvalue creemos que la comunicación y el involucramiento con los Stakeholders son claves para el éxito del proyecto. Conoce el curso de Comunicación y el curso de Stakeholders.
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