No podemos llevar adelante un proyecto en forma exitosa si no conocemos a todos los interesados o grupos de interés (stakeholders). Pensemos que un proyecto es transformar información en cosas concretas, en hechos, en resultados, en nuevas cosas.
Un stakeholder puede:
- Ejercer influencia sobre el proyecto o estar afectado por el proyecto
- Percibir que será afectado por el proyecto o el producto
- Tener diferentes grados de autoridad
- Ser interno o externo a la Organización.
Sus intereses pueden ser afectados positiva o negativamente por la ejecución o la finalización del proyecto.
Cuánto más comprendamos de ellos, más previsible será el proyecto:
- Necesitamos saber sobre ellos, saber cómo es probable que se sientan y reaccionen ante el proyecto.
- Comprendiendo sus situaciones e intereses podemos encontrar la forma de comunicarnos eficazmente con ellos y cómo comprometerlos en el proyecto.
Con toda esa información debemos representar o “mapear” a los interesados para categorizarlos y poder establecer los tipos de relaciones a mantener con ellos.
¿Qué puede suceder si no identificamos a todos los stakeholders y no realizamos una correcta gestión sobre los interesados?
Veamos un ejemplo práctico que plantea una de las preguntas del examen PMP:
A mitad de un proyecto, el gerente de proyecto identifica nuevos actores (interesados). ¿Qué debería hacer el gerente del proyecto?
A) Presentar a los interesados al equipo del proyecto.
B) Concentrarse en los interesados que son de alto poder y alta influencia.
C) Actualizar el registro de los interesados.
D) Consultar el plan de gestión de las comunicaciones para determinar cómo comunicarse con los nuevos interesados.
¿Cuál es la respuesta correcta?
C es la correcta, pues el Registro de los Interesados es un elemento importante al identificar a los interesados del proyecto, analizar y registrar o documentar información relevante sobre sus intereses, involucramiento, interdependencias, influencia e impacto potencial en el éxito del proyecto. El beneficio clave de este proceso de Actualizar el Registro es que permite al equipo del proyecto identificar el enfoque adecuado para el involucramiento de cada interesado. Este proceso se realiza periódicamente a lo largo del proyecto según sea necesario.
¿Por qué las otras respuestas son incorrectas?
La A no es correcta pues, si bien en algún momento puede ser necesario presentar a los interesados al equipo del proyecto, lo primero es registrar datos e información de los nuevos interesados, para luego planear como gestionar su involucramiento en el proyecto.
Opción B no es correcta porque primero se identifican las expectativas, intereses de los interesados y luego se planean las acciones de involucramiento teniendo en cuenta el poder de influencia que ejerza en el proyecto.
Opción D no es correcta pues si recién se identificó un nuevo interesado, no está incluido en el plan de gestión de las comunicaciones.
Una gestión adecuada de los stakeholders puede hacer la diferencia en el desarrollo de los proyectos que dirigimos, y con frecuencia es clave para el éxito del proyecto.
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